Kanban Personal: Tu primer paso hacia Agile

El Kanban personal es un concepto simple: consiste en que tu propio trabajo sea visible sistemáticamente y que dicha visibilidad sea utilizada para mejorar. El Kanban personal está relacionado con otros sistemas de productividad personal como Getting Things to Done o la técnica Pomodoro, e incluso podría considerarse compatible con ellos. Sin embargo, un tablero Kanban personal es más simple que esos sistemas. Por lo tanto, puedes implementar uno rápido y fácilmente, aquí te motrarémos como.

Ejemplos de Kanban Personal:

Después de aprender sobre Scrum, OpenAgile y Kanban, Darin, un superintendente de Suncor, estableció un tablero Kanban personal en su oficina. Era una aplicación simple de los principios básicos de la agilidad real: hacer visible el trabajo. También estableció una revisión simple y una cadencia de mejora semanal. Les compartimos una fotografía real de su tablero:

Tablero Kanban personal.png

El diseño básico del tablero se ubica en el centro, con las tres columnas en la pizarra:

  1. Tareas por hacer

  2. Trabajo en proceso

  3. Tareas terminadas

Darin también agregó mucha información contextual sobre su tablero Kanban para cualquier duda que pudiera surgir.

El Kanban personal tiene una gran variedad de aplicaciones, el autor de este artículo utilizó un tablero Kanban personal para realizar un seguimiento de todas las cosas que quería hacer como una lista opcional de pendientes durante un año sabático y luego, cuando se comprometía a trabajar en algo, lo trasladaba a la parte principal de la pizarra, a tareas por hacer. Aquí hay dos fotos que muestran la configuración inicial y el tablero cerca del final de sus vacaciones:

 
Tablero Kanban Antes
Tablero Kanban Despues
 

Los tableros tanto para Darin como para el autor del artículo tuvieron el beneficio adicional de hacer que el trabajo fuera visible para los interesados en el desempeño y ejecución de las labores. En el caso de Darin, sus informes directos, sus compañeros y su jefe. En el caso del autor, los miembros de mi familia.

Principios del Kanban personal:

Un tablero Kanban personal trabaja con principios bastante simples. Estos principios son un subconjunto de los principios y prácticas de la conocida metodología Kanban. Al igual que la metodología completa, no se tiene que comenzar con todos estos de inmediato. De hecho, solo necesitas el primer principio para comenzar con tu propio Kanban personal:

1. Hacer visible el trabajo

Kanban Hacer Visible.png

Deja un espacio grande libre, en el que puedas colocar fácilmente docenas de Post-It’s. Comienza escribiendo todas las cosas que está haciendo actualmente (o que tengas parcialmente hechas) y todas las cosas que sabes que en algún momento tendrás que hacer. Cada Post-It debe tener una sola actividad escrita, de lo contrario podrías confundirte. Mantén las descripciones tan cortas como te sea posible. Solo necesitas la información suficiente para recordarte en que consiste la actividad, el resto es vanidad. Organiza las tareas de modo que existan tres espacios, un espacio para el Trabajo en proceso (Work In Progress), un espacio separado y claro para el trabajo que se tiene que hacer pero que aún no has comenzado (el trabajo por hacer “To-Do”) y por último un espacio donde pondrás las tareas terminadas (Done). Una vez que hayas hecho esto tu "tablero" entra en operación: a medida que completes las tareas, podrás ir recorriéndolas hasta el tercer grupo "terminado". Cuando comiences a ejecutar tu Kanban personal deberás mover todo a "trabajo por hacer". A medida que descubras cosas nuevas que debe hacer, escribe un nuevo Post-It para ellas y colócalas en el grupo de tareas pendientes “To-Do”. Intenta organizar tus tareas para que todas sean visibles. Evita que los Post-It’s queden superpuestos si te es posible. Si no tiene suficiente espacio para evitar la superposición de Post-It’s, intenta retirar únicamente los que ya hayan pasado al espacio del trabajo terminado.

2. Mantén simple tu tablero personal

Kanban Mantenlo Simple

Tres espacios para las actividades son suficientes para la mayoría de los propósitos. Podrías considerar agregar uno o dos grupos más en caso de ser necesario. Las adiciones más comunes son:

a)     Un espacio para las opciones que aún no están comprometidas (como tipo de “arenero” de pendientes)

b)     Un grupo especial que identifica prioridades urgentes de "prioridad máxima"

c)     Un grupo para actividades que están bloqueadas por dependencias fuera de tu control.

Sin embargo, estos tres grupos son a menudo innecesarios y complejos. Intenta manejar estos conceptos con otras señales visuales. Por ejemplo, los elementos bloqueados podrían girarse a 45 grados para que se destaquen visualmente, en forma de rombo.

3. Mantén un tablero físico:

Kanban Mantenlo Fisico

Tu tablero debe estar en un espacio físico y posicionado de tal manera que todos los interesados en su ejecución puedan echarle un vistazo en cualquier momento en el que se acerquen a tu lugar de trabajo. Un tablero digital hace que todo sea invisible, evita tener tableros digitales. Es tentador tratar de encontrar una solución que funcione en línea o en nuestros dispositivos portátiles. Estas herramientas sacrifican la visibilidad por conveniencia. El poder del tablero Kanban personal es generado por otros que ven tu situación. En Suncor, la junta física de Darin en realidad catalizó muchas discusiones importantes sobre la capacidad y la calidad. La junta finalmente llevó a muchos otros en su departamento a adoptar diferentes niveles de agilidad.

4. Fija límites para el trabajo en proceso

Kanban Fija Limites

La parte más difícil de un tablero Kanban personal es establecer un límite en la cantidad de elementos que puede haber al mismo tiempo en el grupo de "Trabajo en proceso". Este tipo de límite se denomina trabajo en curso o límite de WIP. Puede que te resulte difícil aplicar este principio porque muchas personas no piensan conscientemente sobre el efecto de tener muchas cosas en movimiento al mismo tiempo. Pero, de hecho, tener muchas cosas al mismo tiempo es una de las mayores fuentes de estrés. Para facilitar tu camino hacia los límites de WIP, comienza contando la cantidad de tareas en el grupo de "Trabajo por hacer". Fija ese número como el límite WIP actual. Ahora, para comenzar algo nuevo, primero debes terminar otra tarea y moverla al grupo "Trabajo terminado" para hacer espacio para una nueva actividad. Intenta mantener esta práctica. De vez en cuando, reduce tu límite de WIP haciendo dos cosas, pero solo moviendo una tarea al grupo de "trabajo por hacer". Si tu límite está en el rango de 3 a 5 elementos, es probable que esté bien, pero podrías intentar reducirlo aún más.

5. Muéstrale tu tablero a la gente adecuada

Kanban Gente Adecuada

Algunas personas dependen de las cosas que estás haciendo. Asegúrate de tener una cadencia regular para asegurarse de que esas personas vean su pizarra. Podría ser un registro diario con tu familia, una reunión semanal con tu jefe o una reunión mensual con tu grupo de voluntarios. Independientemente de la frecuencia, tu eres quien diseña esa cadencia para crear una oportunidad de retroalimentación, mejora y discusión abierta sobre el trabajo y cómo está satisfaciendo las necesidades de las personas que dependen de él. Este es el comienzo de una orientación de servicio que se requiere mayores niveles de agilidad personal o de otro tipo.

6. Ten un área de opciones

Kanban Area de Opciones

A medida que limites tu WIP y se lo muestres a las personas adecuadas de la junta, acumularás rápidamente una lista de solicitudes que comenzará a crecer más allá de los límites de tu capacidad para entregar. En este punto, la creación de un espacio en la pizarra para "opciones" es una necesidad. Este grupo de tareas representa el trabajo que alguien ha solicitado (incluso podrías ser tú mismo), pero no tienes idea de cuándo lo iniciarás, ni siquiera tienes idea si alguna solicitud tendrá prioridad en un momento dado. Al mismo tiempo que creas el grupo de "opciones", también puedes aplicar un límite de WIP a tu grupo de "Tareas pendientes". Reduce gradualmente el límite de WIP en los elementos de "Tareas pendientes" de la misma manera que redujiste el límite de WIP "Trabajo en proceso".

7. Granularidad de tareas

Kanban Granular Tareas

A medida que estableces límites de WIP, encontrarás que ocasionalmente algo se estanca en tu grupo de "Trabajo por hacer" durante mucho tiempo. En el tablero Kanban personal del escritor, fueron las dos clases de MATEMÁTICAS. Fueron realmente, REALMENTE, grandes cantidades de esfuerzo en comparación con la mayoría de los otros elementos en el tablero. Lo que debió haber hecho, y lo hubiera hecho si hubiera continuado con sus vacaciones, es dividir una clase en muchas tareas de actividades más pequeñas como "Asignación 1", "Tarea 2", "Estudiar para el examen final", etc. Estas actividades más pequeñas fluirían a través del tablero de manera rápida y habría sido mucho más similar en cuestión de tamaño al resto de las actividades. Al crear una granularidad consistente y relativamente pequeña para las actividades que enumera en el tablero, obtendrás una gran satisfacción al ver las cosas "hechas" ... y tendrás mucha más flexibilidad (agilidad) para adaptar lo que estás trabajando mientras se queda dentro de los límites de tu WIP. Si los elementos no son lo suficientemente granulares, tendrás dificultades para reducir los límites de WIP por debajo de 6 a 8 elementos en el grupo de "trabajo por hacer".

8. Ayuda a que otros tengan su propio tablero

Ensena Kanban

¡Todos pueden usar un tablero Kanban personal! Cuando traigas a otros para que vean el tuyo, algunos de ellos se inspirarán para comenzar el suyo. Compárteles este artículo, ofréceles tu ayuda y tu propia experiencia (buena y mala), y si hay suficientes personas interesadas, considera formar un grupo Kanban personal que se reúna regularmente para discutir el aprendizaje y las técnicas. Juntos alcanzarán un nivel de agilidad mucho mayor y lograrán ver el flujo del trabajo.

Extendiéndolo a un equipo:

Gran parte de este artículo se centra en el uso personal de un tablero Kanban. Sin embargo, el siguiente paso natural es utilizar principios similares con un grupo de personas que trabajan para lograr un objetivo común: un equipo. Esta es una sugerencia de alto nivel sobre cómo adoptar gradualmente un enfoque de Kanban en equipo:

  • Todos en el equipo establecen una junta Kanban personal.

  • Todos los tableros son visibles para todos en el equipo, a menudo en un espacio común.

  • Convergen en un nivel común de granularidad (las técnicas de estimación ágil pueden ayudar con esto).

  • Como las personas tienen dependencias entre las actividades de los demás, mueven las actividades entre las juntas, pueden compartirlas o incluso delegarlas.

  • Fusionar los tableros de manera que el tablero de cada persona se coloque horizontalmente, uno debajo del otra en carriles.

  • Elimine los carriles individuales, fusionando las "opciones", "trabajo por hacer", "trabajo en proceso", "trabajo terminado" grupos de actividades, posiblemente creando nuevos grupos de tareas basadas en actividades comunes y haciendo etiquetas para cada miembro del equipo.

  • Establece límites de WIP a nivel de equipo para las columnas "trabajo por hacer" y "trabajo en proceso".

Puedes aprender mucho más sobre Kanban a nivel equipo en nuestros eventos de Team Kanban Practitioner y Kanban Management Professional que se pueden encontrar públicos o privados.

Ejecutar Kanban a nivel de equipo representa una nueva etapa en tu maduración hacia la Agilidad. Un tablero Kanban personal es el primer paso que puedes tomar sin necesitar el permiso de nadie más, se puede hacer fácilmente y conduce a reducciones significativas en el estrés, sentimientos de logro y colaboración con las partes interesadas. Comienza allí y estarás plantando la semilla de la agilidad en tu entorno.

Bruno SuarezComentario